El reto: escala, complejidad y sistemas fragmentados

El crecimiento de Agromolinillo había superado con creces la capacidad de sus herramientas de gestión. La cooperativa operaba combinando partes en papel con distintas herramientas informáticas que recogían información de forma fragmentada, sin una visión integrada ni datos centralizados. Lo que en una empresa pequeña podía funcionar de forma aceptable, a la escala de Agromolinillo generaba fricciones constantes.

El primer gran reto era la gestión de asistencia, tiempo trabajado y costes de 3.200 empleados organizados en múltiples cuadrillas que, además, trabajan para distintas empresas dentro de la cooperativa. Cada uno de los 11 productores debía gestionar sus empleados por separado a nivel de salarios y otras gestiones, lo que multiplicaba la complejidad administrativa.

El traspaso de toda esa información al software de nóminas era un proceso especialmente doloroso: el departamento de Recursos Humanos dedicaba una cantidad enorme de tiempo a traspasos manuales de datos, con el consiguiente riesgo de errores y retrasos. Cada campaña, la presión sobre el equipo administrativo crecía al mismo ritmo que el volumen de trabajadores.

Más adelante, la cooperativa identificó un segundo frente crítico: la necesidad de controlar con precisión los procesos de recolección de cada cuadrilla, en cada finca y parcela. Sin datos precisos y en tiempo real, optimizar la productividad y tomar decisiones operativas ágiles resultaba prácticamente imposible.

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La solución: Agrogestia a la medida de una cooperativa líder

Agromolinillo eligió Agrogestia con un objetivo claro: avanzar en la digitalización, optimizar procesos y conseguir un control en tiempo real de la información recogida en campo. La implantación se diseñó por fases, comenzando por lo más urgente: la gestión de presencia, el control de costes de mano de obra y la integración con el software de nóminas.

Los encargados de cuadrilla, tanto en campo como en almacén, adoptaron la app de Agrogestia como herramienta diaria de trabajo. Desde sus dispositivos móviles registran la asistencia y toda la información operativa necesaria.

La estructura multiempresa de Agrogestia fue clave para dar respuesta a la realidad de la cooperativa: cada uno de los 11 productores gestiona sus empleados y salarios de forma diferenciada, mientras que la dirección de Agromolinillo dispone de una visión consolidada del conjunto. Este modelo permite combinar autonomía por productor con control global, algo imprescindible en una estructura cooperativa de este tamaño.

La integración con el software de nóminas supuso un antes y un después para el departamento de Recursos Humanos. Los costosos traspasos manuales de datos de miles de empleados se eliminaron por completo, sustituidos por un flujo automático que reduce errores y libera al equipo para dedicarse a tareas de mayor valor.

Una vez consolidada la gestión de RRHH, la segunda fase se centró en la digitalización de los procesos de recolección. Agrogestia permite ahora registrar la producción de cada cuadrilla por finca y parcela con un nivel de detalle muy preciso. Para afrontar la escala de Agromolinillo, se desarrollaron adaptaciones específicas del sistema de registro de recolección, diseñadas para cuadrillas de gran tamaño y con recogida de información muy granular.

A lo largo de estos años de colaboración se han realizado diversos desarrollos a medida: desde analíticas de datos para el departamento financiero hasta la implementación de informes personalizados, pasando por funcionalidades específicas como asignaciones masivas de categorías salariales, informes de verificación y auditoría automática de datos para la detección de errores. Todo ello acompañado del funcionamiento sin cobertura de la plataforma, esencial en fincas con conectividad limitada.

Resultados

La implantación de Agrogestia ha transformado la operativa diaria de Agromolinillo a todos los niveles de la organización:

El impacto se extiende a todos los departamentos clave. El equipo de Recursos Humanos ha dejado atrás las jornadas dedicadas a traspasos manuales: ahora los datos de asistencia y costes fluyen automáticamente al software de nóminas, con un nivel de fiabilidad que antes era inalcanzable cuando se gestionaban 3.200 trabajadores con herramientas fragmentadas.

Los encargados de cuadrilla registran toda la actividad desde la app móvil, ganando agilidad y eliminando errores asociados al papel. El departamento de producción dispone de datos de recolección precisos por cuadrilla, finca y parcela en tiempo real, lo que permite tomar decisiones operativas inmediatas para optimizar el rendimiento.

La dirección financiera se beneficia de analíticas de datos a medida que antes simplemente no existían, mientras que la dirección de la cooperativa cuenta con una visión consolidada de los 11 productores que permite comparar, planificar y decidir con información completa y actualizada.

La auditoría automática de datos ha añadido una capa adicional de seguridad: los errores se detectan antes de que se propaguen al sistema de nóminas o a los informes de gestión, evitando correcciones costosas y reduciendo el riesgo de incidencias.

“Agrogestia nos ha aliviado mucho en el recuento de horas trabajadas y ha agilizado la confección de las nóminas. También nos ha permitido mejorar el control de asistencia, la gestión de costes, la elaboración de informes y otros muchos aspectos de la gestión de recursos humanos.”

— Manuel Blanquiño, Responsable de Control de Presencia, Agromolinillo

Una relación que evoluciona

Desde 2021, Agromolinillo y Agrogestia han construido una relación que ha ido mucho más allá de la implantación inicial. Lo que comenzó con la digitalización de la gestión de RRHH se amplió a recolección, y a lo largo de estos años se han desarrollado funcionalidades específicas, analíticas personalizadas e informes a medida que han ido dando respuesta a las necesidades cambiantes de una cooperativa en constante evolución.

Con una empresa en crecimiento y un contacto constante entre ambos equipos, ya se plantea la posibilidad de ampliar a nuevos módulos y realizar integraciones con otros sistemas, consolidando a Agrogestia como la columna vertebral digital de una de las cooperativas líderes del sector de los berries en España.

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